سخنرانی کورش زعیم در انجمن انس و معرفت، تالار پارک شفق

آدینه 2 دی 1384

مدیریت زمان

در مدیریت و حتا در اداره امور شخصی تکنیک هایی وجود دارد که به موفقیت کمک می کند. یکی از این تکنیک ها مدیریت زمان است. مدیریت زمان تکنیکی است که بشما اجازه می دهد وقت خود را با حداکثر کارآیی بکار برید و حتا در شرایط بحرانی و فشار زیاد به هدف برسید.

اصل مدیریت زمان در این است که باید وقت را روی نتیجه گرفتن تمرکز داد، نه فقط مشغول بودن.

بسیاری از مردم بسیار فعال هستند و کار زیاد و ساعتهای طولانی در طی روز کار می کنند، ولی نتیجه ناچیزی بدست می آورند، زیرا وقت خود را درست مصرف نمی کنند.

اصلی در دانش مدیریت زمان هست بنام "اصل پارتو" یا "قانون 80/20". این قانون می گوید که 80% تلاش شما فقط 20% نتایج شما را حاصل می دهد. بقیه 80% نتیجه هایی که در زندگی بدست می آورید فقط در 20% وقت شما بدست می آید. با وجودی که این تناسب همیشه این نیست، ولی بطور کلی نشانگر بازده وقت ما در همه امور زندگی ماست.  

با کاربرد تکنیک هایی که در اینجا شرح خواهم داد، شما می توانید درصد نتیجه گیری از وقت خود را نسبت به زمان صرف شده تا حد بهینه افزایش دهید. البته این تکنیک ها بیشترین کاربرد را در محل کار، بویژه برای مدیران دارد، ولی من آنرا برای فعالیت های خانوادگی و اجتماعی نیز سفارش می کنم.  

گام اول- ارزش گذاری برای وقت

یعنی حساب کردن اینکه وقت شما چقدر ارزش ریالی دارد.  

برای محاسبه اینکه وقت شما اکنون چقدر ارزش دارد، اگر در جایی شاغل هستید، درآمد سالانه خود را، باضافه ارزش ریالی مزایا، بیمه، مرخصی، مالیات، حساب کنید. سپس به این مبلغ ارزش فضای دفتری را که در محل کار اشغال می کنید، ارزش لوازم و ابزار کار،برق، آب، نظافت، گرمایش وسرمایش، هزینه کمک کارمندان دیگر در رابطه با کار شما، مانند منشی، تلفنچی، آبدارچی، راننده، رییس شما، مدیریت سازمان و غیره. یعنی هزینه وقت وابزاری را که دیگران در رابطه با انجام کار شما مصرف می کنند به تناسب حساب کنید. شگفت زده خواهید شد که افزون بر درآمد شخص شما، چقدر هزینه وابسته به کار شماست. وقتی همه این هزینه ها را برآورد کردید، اگر فرض کنیم که شما در سال فقط 300 روز  کارمی کنید و در روز برای 7 ساعت کار حقوق می گیرید، برآورد ریالی هزینه سالانه خود را تقسیم برای 300 × 7 یعنی 2100 ساعت کار در سال کنید. ارزش یک ساعت وقت شما بدست می آید. برای مثال، اگر حقوق ماهانه شما 400 هزار تومان است، با محاسبه همه عوامل بالا، درآمد سالانه شما می شود حدود 21 میلیون تومان، تقسیم بر 2100 ساعت می شود ساعتی 10،000 تومان. یعنی وقت شما دستکم ساعتی 10،000 تومان ارزش دارد.  

وقتی شما می خواهید وقتتان را روی کاری بگذارید، باید فکر کنید که هر ساعت برایتان 10،000 تومان هزینه دارد. بنابراین، هنگامی که می خواهید کاری را در دست بگیرید باید توجه داشته باشد که ساعتی  10،000 تومان هزینه می کنید. این معیار بشما اجازه خواهد داد که تصمیم بگیرید چه کاری را انجام بدهید، از انجام چه کارهایی پرهیز یا بدیگران واگذار کنید.  

گام دوم- فهرست برداری از فعالیت های روزمره

یعنی دانستن اینکه براستی وقت خود را در طی روز روی چه کارهایی می گذارید.

شرح کارهایی را که در شبانه روز می کنید و زمان صرف شده روی آنها را یادداشت کنید. پس از مدتی شگفت زده خواهید شد که چقدر وقت خود را در طی روز تلف می کنید! شما این کار را با تکیه بر حافظه نمی توانید انجام دهید. باید حتما" آنها را یادداشت کنید، مانند زمان صحبت با همکاران، چای نوشیدن، ناهار خوردن، با همکاران یا دوستان گفتگو کردن، تلویزیون تماشا کردن، به کارهای غیرمربوط به کاراصلیتان پرداختن، و غیره. همه را یادداشت کنید، حتا اگر کار را ضروری تشخیص می دهید.  

سطح انرژی ما در طی روز ثابت نیست، بهمین دلیل در ساعت هایی در طی روز آن کارآیی و انرژی لازم را نداریم، چون میزان قند خون کاهش پیدا میکند، دچار تنش می شویم و یا ناراحتی های دیگر پیدا می کنیم. این عوارض همه در فهرست فعالیت ها خودبخود نمایان می شود. اگر این فهرست را حتا فقط برای یک هفته دقیق یادداشت کنید، سیکل نوسان انرژی و کارآیی شما هم در طی ساعات روز بخوبی نمایان می شود و شما می تونید ریتم انرژی و هشیاری خود را در ساعت های مختلف بدست آورید و کارهای مهم را برای ساعت هایی برنامه ریزی کنید که در اوج هشیاری هستید.  

پس از یک هفته، فهرست فعالیت ها را بررسی کنید. شگفت زده خواهید شد که چه میزان از وقت خود را روی کارهایی صرف کرده اید که خیلی کمتر از قیمت ریالی وقت شما ارزش داشته است! این فهرست ساعتهای کاهش انرژی، توان تمرکز و کارآیی شما را نشان می دهد که البته بخش مهمی از آن بستگی به تغذیه شما، استراحت شما و غیره دارد که می توانید برپایه این نتایج برنامه خود را اصلاح کنید.  

گام سوم- برنامه کار یا شرح وظایف

برنامه کار یعنی فهرست کردن وظایفی که باید برای انجام کار مشخصی انجام دهید تا به هدف  برسید. هرگاه تصمیم می گیرید کاری را به انجام برسانید، برای خودتان یک برنامه کار تدوین کنید. برنامه کار، یعنی برای هر هدفی که تعیین می کنید، همه گام هایی را که باید در طی روزهای آینده بردارید و زمان انجام آنها را، یادداشت کنید. این کار شاید بنظر ساده می رسد، ولی کاربرد بسیار زیادی دارد. مثلا" نام نویسی فرزند در مدرسه یک برنامه دارد، یا نوشتن یک گزارش یا آمادگی برای یک جلسه در محل کار، که هر کدام شامل تعدادی فعالیت در طی روزهای آینده برای انجام برنامه است.  

گام چهارم- برنامه زمانبندی برای رسیدن به هدف

برای رسیدن به هر هدف یا انجام کار خاصی، فهرست فعالیت ها یا وظایفی را که باید در راستای آن انجام دهید یادداشت کنید. یعنی برای هر هدف باید برنامه ریزی کنید و زمانبندی کنید تا از مسیری که به انجام آن کار منتهی می شود و زمانی که نیاز است آگاه باشید. این کار به شما اجازه می دهد که همیشه دلیل کار خود را بدانید ، نقشه راه داشته باشید، پیشرفت خود را در راستای هدفتان بسنجید و از انحراف جلوگیری کنید. در این برنامه ریزی شما خواهید توانست گزینه های مختلف را پیش بینی کنید که اگر در یک مسیر به بن بست برخورد کردید، بیدرنگ بدانید چه گزینه دیگری را باید دنبال کنید.

گام پنجم- فهرست وظایف

فهرست کردن وظایف یا فعالیت های لازم برای رسیدن به هدف برای این است که هر روز بدانید چه کارهایی را باید انجام دهید. این فهرست چیزی مانند لیست خرید است که وقتی به خواروبارفروشی می روید فراموش نکنید چه اقلامی را باید خرید کنید. اگر فهرست وظایفتان، طبق برنامه کار، خیلی طولانی شد و فکر کردید ممکن است به همه آنها نرسید، آن را در دو دسته "مهم" و " غیرمهم" الویت بندی کنید . اول به اقلام مهم بپردازید. اگر بازهم لیست شما طولانی بود، باز آنرا به "خیلی مهم"، "مهم" و "غیرمهم" تقسیم کنید، الی آخر. اکنون شما پیش از ترک خانه دقیقا" می دانید چه کارهایی را باید انجام دهید و جایی برای سردرگمی و اتلاف وقت نمی ماند. فهرست کردن وظایف روزانه باعث می شود که ما:

1-  همه وظایفی را که لازم است در روز انجام دهیم بیاد بیاوریم

2- نخست به مهمترین وظایف بپردازیم و وقت خود را روی وظایف کم اهمیت تلف نکنیم

3- از انجام شمار زیادی وظایف کم اهمیت که میشود آنها را حذف کرد یا عقب انداخت دچار تنش نشویم.  

گام ششم- هدفمند کردن زندگی

اکنون که روشهای مدیریت زمان یا وقت خود را می دانیم، می توانیم برای زندگی خود هدف گزاری کنیم.

هدف گزاری در زندگی یا برمه ریزی شخصی فرایند نیرومندی است که به تلاش های ما در زندگی جهت می دهد و معنا می بخشد. همه گام هایی که تا کنون شرح دادم، برای فعالیت هایی است در محیط کار و زندگی بر ما تحمیل شده و باید انجام دهیم. با روشهایی که شرح داده شد، می توانیم آنها را با حداقل اتلاف وقت انجام دهیم. برنامه ریزی شخصی یا هدفمند کردن زندگی تعیین هدف هایی است که شما می خواهید در زندگی به آنها برسید و برنامه ریزی برای رسیدن به آنهاست. هدفمند کردن زندگی به شما اجازه می دهد که انتخاب کنید به کجا می خواهید برسید و چه چیزی را بدست آورید. با دانستن اینکه به چه هدفی می خواهید برسید، خواهید توانست انرژی خود را روی آن متمرکز کنید و تشخیص بدهید چه فعالیتی در راستای هدف شماست و چه فعالیتی منحرف کننده است. این تکنیک توسط همه کسانی که به اوج حرفه خود می رسند، مانند ورزشکاران، موسیقیدانان، مدیران موفق شرکتها و سیاستمداران اعمال می شود.

فقط با هدف گزاری است که می توانید پیشرفت های خود را مشاهده کنید، بسنجید و به آنها افتخار کنید. اگر برای خود هدف هایی، آنهم به روشنی و دقیق تعیین نکنید، زندگی فقط یک دایره باطل بنظر خواهد رسید. حتا اگر هرگز به هدف تعریف شده خود نرسید، برنامه ریزی برای رسیدن به آن و احساس پیشرفت در راه رسیدن به آن خود لذت بخش است و اعتماد به نفس را افزایش می دهد، زیرا می توانید در هر مرحله توان و کارآیی خود را ارزیابی و اصلاح کنید.  

وقتی شما هدفی را برای رسیدن تعیین می کنید، باید آن را به زنجیره ای از هدفهای کوچکتر که در راستای همان هدف اصلی باشند، تقسیم کنید و برای هر کدام برنامه ریزی و زمانبندی کنید. این هدفهای کوچکتر مانند کاروانسراهای بین راه هستند که وقتی به هر یک می رسید، احساس خوبی پیدا می کنید که تا اینجا پیشرفت کرده اید. رسیدن به هر ایستگاه به شما انرژی بیشتر برای راهپیمایی بسوی ایستگاه بعدی می دهد. حتا اگر در نهایت به هدفت نهایی نرسید، همینکه همیشه در حال پیشرفت بوده اید ارضاء کننده است. فوتبالیستها را در نظر بگیرید که ایستگاههای بین راه یا هدفهای کوچکتر برایشان برنامه ریزی شده و برای رسیدن به هدف نهایی که عضویت در تیم ملی است از مدرسه و سپس تیم های درجه دو آغاز می کنند و پله پله خود را بالا می کشند. شما این برنامه ریزی را می توانید برای خودتان انجام دهید.

در زندگی شما می توانید در هر یک از موارد زیر برای خود هدف تعریف کنید:  

در هنر : آیا در رشته ای از هنر می خواهید هدف تعریف کنید؟  

در پندار و رفتار : آیا برخی موانع ذهنی شما را عقب نگه داشته؟ آیا رفتارتان خودتان را آزار می دهد؟ در اینصورت می توانید هدف را بهبود ذهنیت یا رفتار خود قرار دهید و راه حلی برای مسئله پیدا کنید.  

در شغل : در کار خو به چه مراتبی می خواهید برسید؟  

در تحصیل : چه تحصیلات یا فن را می خواهید پیگیری کنید و تا چه درجه ای می خواهید پیشرفت کنید؟  

در خانواده : آیا می خواهید بچه دار شوید؟ چگونه می توانید پدر یا مادر خوبی باشید؟ چگونه می خواهید توسط اعضای خانواده و خویشان خود دیده و ارزیابی شوید؟  

  در امور مالی: چقدر می خواهید درآمد داشته باشید و کی می خواهید به آن برسید؟  

ورزش : تا چه حد می خواهید در ورزش پیشرفت کنید؟ آیا فقط خواهان تندرستی خود در زمان پیری هستید؟ چه برنامه ای برای رسیدن به هدف دارید؟  

تفریح : چه هدفهای تفریحی دارید؟ چقدر زمان آزاد می خواهید برای تفریح و گردش بدست بیاورید؟ آیا می خواهید بتوانید دنیا را بگردید؟ آیا می خواهید ویلایی کنار دریا داشته باشید؟

خدمات اجتماعی : آیا می خواهید برای بهبود کیفیت زندگی در جامعه تلاش کنید؟ آیا می خواهید وارد سیاست شوید؟ امدادگری کنید؟  

پس از اینکه هدفهای خود را مشخص کردید، آنها را الویت بندی کنید. مهم است که این هدفها را خودتان تعیین کرده باشید نه اولیاء، همسر، خانواده یا کارفرما. وقتی هدف خود را مشخص کردید که مثلا" در مدت 25 سال به آن برسید، باید آنها را به هدفهای کوچکتری که مثلا هر 5 سال بتوانید به آن برسید تقسیم کنید. بعد هدف 5 ساله را هم به هدفها یا مراحل یک ساله یا دو ساله تقسیم کنید تا بتوانید به آسانی پیشرفت خود را در هر مرحله ارزیابی کنید. حالا می توانید برای هر هدف فهرست فعالیت ها و وظایف لازم را یادداشت و پیروی کنید. به این ترتیب می توانید دائم لیست خود را ارزیابی و اصلاح کنید تا از مسیر خارج نشوید.  

باید توجه کنید که هدف های خود را باید خیلی مثبت و به روشنی تعریف کنید. مثلا" هدف "فلان کار را خوب انجام بده" بهتر از هدف "در انجام فلان کار اشتباه نکن" است.

هدفهای خود را با زمان، تاریخ و مقدار تعریف کنید تا بتوانید پیشرفت خود را مشاهده و ارزیابی کنید.

هدفهای خود را الویت بندی کنید که بتوانید بیشترین تمرکز وقت و انرژی خود را به هدفهای مهمتر تخصیص دهید.

هدفها را در ذهن خود نگه ندارید. آنها را بنویسید. نوشتن آنها به آنها قدرت می دهد.

هدفهای اصلی را به هدفهای کوچکتر تقسیم کنید که بتوانید آنها را بدست بیاورید.

نتیجه را هدف قرار ندهید، بلکه رسیدن به آن را.

هدفها را واقع گرایانه تعیین کنید. چیزهایی که می توانید روی آنها کنترل داشته باشید.

هدفها را آنقدر پایین و در دسترس تعیین نکنید که زود به آن برسید. بسیاری از مردم از ترس شکست خوردن، هدفهایشان را چیز های کوچک و در دسترس قرار می دهند.

وقتی به یک هدف می رسید، از آن لذت ببرید و بخود تبریک بگویید. از خودتان ممنون باشید. این کار انرژی شما را برای هدف بعدی افزایش می دهد.

اگر به یک هدف زود و آسان رسیدید، هدف بعدی را سخت تر تعیین کنید. اگر هدف خیلی سخت و زمان بر بود، هدف بعدی را کمی تعدیل کنید. اگر در مسیر رسیدن به این هدف چیزهایی آموختید که هدفهای دیگرتان را تغییر می دهد، حتما" این کار را بکنید. اگر درمسیر متوجه کاستی هایی در خود شدید، تصمیم بگیرید که آیا می خواهید کاستی ها را جبران کنید یا هدف بعدی را به تناسب  تغییر دهید.  

هدف گزاری بهترین راه برای این است که:

- تصمیم بگیرید چه چیز یا دستاوردی در زندگی برای شما مهم است.

- بتوانید آنچه را که مهم است از آنچه بی اهمیت است جدا کنید.

- بتوانید بخود انگیزه برای پیشرفت بدهید.

- اعتماد نفس خود را تقویت کنید، زیرا می توانید پیشرفت خود را اندازه گیری کنید و از آن لذت ببرید.

هدفمند کردن زندگی یکی دیگر از ابزار مدیریت ذهن است که در دفعه پیش درباره آن صحبت کردم.